Wordで変更履歴を保持したままコピペする方法

Microsoft Wordを仕事で使うことは多いと思います。私はほぼ毎日使っています。Wordが8割でPowerpointが2割くらい。

Wordには変更履歴を記録する機能があります。複数の人間で同じ文書を修正しながら1つの文書を完成させて行く作業などには、誰がいつどんな修正をしたのかが確認できて、とても便利です。

でも誤って複数のファイルに変更履歴が分散してしまうこともあります。例えば、一つの文書を章ごとに複数人で編集して、最終的に一つにまとめたいような場合です。

私はあまりそういうシチュエーションに当たることがなかったのでちゃんとやり方を把握していませんでした。必要があっても試行錯誤をしているうちにうまくいっちゃったりもして、正しい操作方法を把握できていませんでした。今回ちゃんと調べたので書き残しておくことにしました。誰かの役に立つと嬉しいです。

とりあえずこんな文書を用意しました。狂気を感じます。ちなみに使用したのはWord 2007です。

「校閲」の「変更履歴を記録」をONにして編集すると変更履歴が残ります。削除されたテキストは右の欄外に表示されます。挿入されたテキストは文中に赤字で表示されます。

文書1(コピー元)をCtrl+Aですべて選択して文書2(コピー先)に貼り付けました。

コピー元の変更履歴が消えて変更後の文書のみがコピー先に貼り付けられました。コレジャナイ。

今度は文書1(コピー元)の方で「変更履歴を記録」をOFFにしてコピーします。

これを文書2(コピー先)に貼り付けます。

何と！無事に変更履歴が保持されたままペーストできました。

この操作が可能な条件をまとめます。

1. コピー元の文書に変更履歴がついている(当然)
2. コピー元の文書で「変更履歴の記録」がOFFである
3. コピー先の文書で「変更履歴の記録」がOFFである

要するに「変更履歴の記録」がお互いにOFFの状態でコピペしましょう、ということです。

もし変更後の文書だけをコピーできればいいという状況であれば、いずれかの文書で「変更履歴の記録」をONにしてコピペをすればよいです。上掲で示したように変更後のテキストだけが貼り付けられます。

変更履歴を残したいのに「変更履歴の記録」機能をOFFにするという直感に反する操作がポイントとなっています。これは言われないとわからないよ。